Přejít na obsah stránky | Klávesové zkratky | Hlavní strana | Mapa stránek | Vyhledávání | Přejít na hlavní navigační menu

13. Květen 2013

MEDIX® - manažerské statistiky a nové moduly pro řízení operačních sálů a sterilizací

Od první aplikace informačního systému MEDIX® v Opavě uplynulo již dvanáct let. Dnes MEDIX® řídí více než pětatřicet nemocnic a s prvními instalacemi začínáme na Slovensku. Dokumentovat předsterilizační přípravu na Slovensku je však složitější, proto byl vyvinut nový modul pro řízení procesů sterilizace - MEDIXc.

 

Jedná se o modul sledující detailně všech sedm procesů předsterilizační přípravy - příjem, dekontaminaci, mytí, setování, sterilizaci, kontrolu po sterilizaci a výdej. Výsledný produkt centrální sterilizace - sterilizovatelná položka - je vždy opatřena čárovým kódem s detailní historií dokumentace všech provedených procesů. Načtení sterilizovatelné položky na pacienta je pak velmi jednoduché, rychlé a přesné. Získáváme tak vysoce účinný a rychlý prostředek pro zpracování veškeré dokumentace potřebné k řízení operačních sálů a sterilizace i přesná data pro zpracování manažerských statistik.

 

MEDIX® zrychluje logistické postupy a snižuje náklady

Z uživatelského pohledu systém MEDIX zjednodušuje, zefektivňuje a zpřesňuje práci obsluhy, eviduje a dokladuje veškeré procesy a rozúčtovává všechny náklady. Uživatelskou předností je detailní on-line sledování průběhů změn a evidence materiálových položek od příjmu až po výdej i jejich použití na pacienta. Dále sledujeme průběh operačního dne a zajištění akutních potřeb materiálových a personálních položek. Zpracování formulářů, měsíčních výkazů a základních statistik není pro systém MEDIX® žádný problém. Dochází k výraznému zrychlení, zpřesnění a standardizaci logistických postupů. Systém zpracovává dokonalou a přehlednou analýzu nákladů. Zavedením metody standardizace nákladů a detailním rozúčtováním nákladů na pacienta, operační tým, nákladové středisko a externí pracoviště dochází k výraznému snížení přímých nákladů.

MEDIX® vede zdravotnickou dokumentaci podle zákona

Ve Věstníku Ministerstva zdravotnictví z roku 1998 je jako metodické opatření vydána Koncepce ošetřovatelství, kde je definována ošetřovatelská dokumentace jako součást zdravotnické dokumentace. Od 1. 1. 2001 nabyl účinnosti zákon č. 260/2001 Sb. Zákon v §67 a) b) uvádí povinnost zdravotnického zařízení při vedení zdravotnické dokumentace. Vedení ošetřovatelské dokumentace je nedílnou součástí práce sester. Neexistuje pro ni metoda ani šablona, proto jsme se vývojově zaměřili i na tuto oblast. Výsledkem je standardizace elektronického formuláře perioperačního protokolu s možností tisku sestav dle zvyklostí dané nemocnice. Součastně s vývojem sesterské dokumentace byl naprogramován i modul pro evidenci přístrojů na pacienta. Řeší způsob dokumentace servisních podmínek, tzv. BTK (bezpečnostně technickou kontrolu). Přístroje, které migrují, osazujeme čárovým kódem a načítáme na pacienta čtečkou čárových kódů. Přístroje na pacienta pevně spjaté s operačním sálem se programují jako dokumentační automat ve standardu. Systém kontroluje BTK a použití přístroje je zapsáno do dokumentace. Blíží-li se exspirace BTK, systém obsluze tuto informaci sdělí. Každá provedená BTK se dokumentuje prováděcím protokolem a data se dají dále statisticky zpracovávat. Za modul přístroje má zodpovědnost tzv. „kontejnerářka“, která jej vidí na obrazovce nákladů na pacienta. Do celkových nákladů se zobrazují náklady za sterilizaci, náklady za operační materiály, náklady na prostředky zdravotní techniky účtované pojišťovnám a dnes i všechny použité přístroje na pacienta.

                 

MEDIX® načítá čárové kódy materiálu a sleduje spotřebu na pacienta

Načítat sterilizovatelné položky na pacienta není žádný problém, protože každá položka je opatřena čárovým kódem. Složitější je načítat operační materiály, které nemocnice nakupuje přímo na operační sály. Tyto položky centrální sterilizací neprocházejí a čárovými kódy jsou opatřeny jen některé. Číselník výrobků B.  Braun je součástí dodávky informačního systému MEDIX®. Zde problém s čárovými kódy není, výrobky jsou kódy opatřeny, včetně kódů pro systém detailního řízení oběhu chirurgického instrumentária a kontejnerů.

Na položky ostatních firem musí být naprogramován samostatný modul. Aby situace nebyla tak složitá, byl vyvinut samostatný modul Sklady MEDIX®. Řeší veškeré funkcionality potřebné pro řízení skladů a umí vygenerovat čárové kódy na operační materiály ostatních firem. Aplikací všech nových modulů získáváme jedinečnou možnost načítat veškerý materiál použitý na pacienta pomocí čárových kódů. Správné načítání položek na pacienta pomocí čárových kódů je předpokladem pro přesnou evidenci a rozúčtování nákladů s využitím zatím posledního vyvinutého modulu Manažerské statistiky.

 

Vedoucí pracovníci ocení nový modul Manažerské statistiky

Manažerské statistiky jsou modulární nadstavbou, která pracuje přímo na nemocniční databázi MEDIX®. Z obchodního hlediska se jedná o multilicenci s otevřenou strukturou možnosti doprogramování funkcionalit.

Manažerské statistiky umí detailně odkrývat organizační nedostatky nemocnice, špatně nastavené finanční limity, časovou osu snímkování pracovního dne, vazby na dodavatelské subjekty, detailně porovnávat náklady a zavedené standardy. Modul je tedy připraven pro vedení operačních sálů, vedoucí pracovníky klinik a vedení nemocnice. Obsahem tohoto článku nemůže být detailní popis veškerých funkcionalit, pokusím se tedy popsat alespoň ty základní.

Obr. 1: Detailní pohled na provedené operace za určité období na určitém sále, určitým operatérem a na určitou operaci je otázkou několika sekund. Informace lze vždy exportovat v různých formátech pro další zpracování - JPG, PDF, HTML, DOC, XLS a mnoha dalších. Základní funkcionalitou je správný metodický výpočet využití operačních sálů nemocnice.

V této oblasti se setkáváme s lidovou tvořivostí a velkou kreativitou pro deformaci správného vykazování využití sálů zodpovědnými pracovníky. Velkým rozčarováním pak bývá nasazení tohoto modulu a porovnání výsledků.

Dvacetiprocentní rozdíl ve využití operačních sálů nebývá až tak neobvyklým výsledkem (obr. 1).  

Náklady sálů lze rozebrat po jednotlivých položkách za operační materiály a sterilizovatelné položky, samozřejmě v libovolném časovém období v detailu za jednotlivou odbornost, jednotlivý sál, konkrétního operatéra, konkrétní operaci, a to i kumulativně (obr. 2).

Obr. 2: Na příkladu zde uvádíme náklady na jednotlivé operace v květnu za ortopedii na sále č. 2.

Můžeme sledovat i detaily nákladů - například spotřebu operačních materiálů a sterilizovatelných položek za dané období, typ položky, a to kumulativně, nebo dokonce až po konkrétní položku. Opět lze vše filtrovat na operační sál, operační obor, lékaře apod. (viz obr. 3).

Obr. 3: Příklad spotřeby sterilizovatelných položek na všech sálech v květnu.Základním předpokladem správné evidence nákladů je jejich sledování v reálném čase. Jak vidíme v poslední statistice, náklady na spotřebované sterilizovatelné položky jsou výrazně nižší než náklady na jejich vydání na sklady z centrální sterilizace. V průběhu května došlo k nárůstu skladových položek nebo k proexspirování položek, které již pro pacienty nelze použít. Detailním rozborem pak zjistíme náklady na plánované, ale neuskutečněné operace, které u sledované nemocnice za rok dělají až jeden milion korun. K tomu, abychom mohli zpracovat tyto rozbory, které by určitě neměly nechat v klidu hlavního ekonoma nemocnice, nám stačí několik minut práce s modulem Manažerské statistiky. Bez tohoto modulu se nemocnice o popisovaných nákladech vůbec nedozví, neboť náklady eviduje pouze ve spotřebě, kterou se snaží někomu rozúčtovat.

Dnes se v nemocnicích běžně náklady na spotřebu materiálu evidují výdejem na sklad. Je to jednoduché, a získáme tak doklad o příjmu nebo výdeji na konkrétní sklad nebo středisko. Problémem je, že spotřebovaná položka ve skutečnosti spotřebovaná není. Na konci měsíce sečteme výdajové doklady a zpracujeme ekonomické ukazatele provozu. Sečítáme nepřesná čísla, i výsledek je tedy za dané časové období nepřesný. Výsledky běžně evidujeme ručně pomocí excelovských tabulek a pracně je zpracováváme. Výsledky hospodaření operačních sálů se dozvídáme až po skončení evidovaného období za několik dnů. Jsou pro nás tedy pouze zajímavou informací, o žádné řízení nákladů se však ve skutečnosti nejedná. Chceme-li vynaložené náklady skutečně spravovat, mít přehled o konkrétní spotřebě materiálu v reálném čase a efektivně řídit organizaci práce, máme k dispozici opravdovou pomůcku pro manažery - Manažerské statistiky MEDIX®.

Pokud vás uvedený článek zaujal a máte potřebu na svém pracovišti zavést jinou metodiku řízení operačních sálů, náš školený tým odborníků vám velice rád pomůže. Informační systém MEDIX je navíc pouze součástí jedné z etap komplexních servisních služeb, které dnes s úspěchem v nemocnicích zavádíme. Jsme také schopni celou problematiku komplexních servisních služeb prezentovat přímo v nemocnici. Po dohodě vždy aplikujeme pouze tu oblast služeb, která konkrétní nemocnici přinese zásadní snížení provozních nákladů.

Ing. Jiří Hammer
divize Aesculap - chirurgie

Čtěte také

Městská nemocnice Ostrava poskytuje péči v sedmi operačních oborech na patnácti operačních sálech a ročně je zde provedeno přibližně 9000 operací. Oddělení centrální sterilizace zpracovává měsíčně v průměru 1600 objednávek ze všech oborů, včetně zpracování objednávek od externích zákazníků.

09.03.2018
Chirurgie

Rozhovor s profesorom Ladislavom Valanským, popredným slovenským urológom.

30.11.2017
Chirurgické obory

Spojování tkání prošlo dlouhým vývojem od mravenčích hlaviček používaných ve starověku přes úlomky kostí, bylinná lýka až po současná moderní syntetická vlákna s integrovaným návlekem v jehle. Kvalitní a správně zvolený šicí materiál, stejně jako dovednost a správně zvolená taktika jsou pro konečný výsledek sutury tkání určující. Mladí chirurgové často nemají dostatek příležitostí k tréninku, a proto Aesculap Akademie natočila několik edukačních videí, která se zaměřují na základní šicí techniky.

16.11.2017
Chirurgické obory